Hoe digital contractor management Brexit-papierwerk elimineert

Door de Brexit worden er strengere eisen gesteld aan Britten die in Nederland werkzaamheden verrichten. Sinds 1 januari 2021 moeten zij een werk- of verblijfsvergunning kunnen tonen. Dit betekent meer ‘papierwerk’ voor bedrijven die werken met Britse (sub)contractors. Met het identity management-platform van Nsecure wordt de registratie van contractors gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Daardoor zijn bedrijven compliant en kunnen ze boetes voorkomen, risico’s verminderen en efficiënter werken. Maar hoe maakt u als bedrijf de vertaalslag?

Geldige verblijf- of werkvergunning door Brexit

De Brexit heeft grote gevolgen voor veel bedrijven. Vooral rondom de export van producten kampen bedrijven met allerlei douaneformaliteiten en langere wachttijden voor vrachtwagenchauffeurs om de grens over te steken. Maar ook op HR-vlak heeft het uittreden van het Verenigd Koninkrijk een grote impact. Sinds 1 januari 2021 worden Britten niet meer aangemerkt als EU-onderdanen. Gevolg is dat alle 50.000 Britse werknemers en een onbekend aantal zelfstandigen in Nederland voortaan een geldige verblijfstitel of werkvergunning nodig hebben om hier te mogen verblijven en werken.

Britten die hier werkzaamheden verrichten, moeten beschikken over een verblijfsvergunning, een verblijfsdocument, een tewerkstellingsvergunning (TWV) en/of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Gevolgen voor contractor management

Deze extra documenten beïnvloeden de toegangsverlening aan én het tewerkstellen van deze Britse medewerkers: er komt er een hoop ‘papierwerk’ bij. Daardoor zijn bedrijven meer tijd kwijt aan het aanmeldproces voor toegangsverlening tot bedrijfslocaties en lopen ze een groter risico om kostbare fouten te maken. En juist binnen sectoren als de industrie, bouw en facility zijn er veel bedrijven die met Britten werken. Heeft een Britse werknemer niet de juiste papieren? Dan kan dat resulteren in bijvoorbeeld een forse boete van de Inspectie SZW of stillegging van het werk na een audit. Ook riskant: illegaal tewerkgestelde werknemers zijn in beginsel niet verzekerd.

Digitaliseren en optimaliseren toegangsverlening voor externen

Deze Brexit-beslommeringen tonen de noodzaak aan om toegangs- en identity-processen te digitaliseren, automatiseren en daardoor te optimaliseren. Dat stelt manager IT bij Nsecure Alex Smaling: “We merken dat bedrijven nog veel stappen kunnen zetten om het toegangsverleningsproces voor externen te professionaliseren, zodat ze aantoonbaar voldoen aan alle wet- en regelgeving. Processen voor het verkrijgen van toegang zijn bij de meeste organisaties niet goed op elkaar afgestemd. De vele handmatige acties die daarbij komen kijken zijn niet alleen duur en tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Met ons identity management-platform vereenvoudigen we deze complexe toegangsprocessen voor bedrijven en personen. Niet alleen voor Britten overigens, maar voor iederéén die een locatie of terrein moet betreden voor een bezoek of het uitvoeren van werkzaamheden.”

Veilig en efficiënt contractor management

Nsecures IT-platform YIM – dat staat voor Your Identity Management – is als het ware een paraplu boven de toegangscontrole, waarmee bedrijven hun toegangsprocessen van a tot z kunnen borgen. Door het integreren en stroomlijnen van verschillende modules voor accreditatie, aanmelding van contractors, digitale persoonsdossiers, e-learning en examinering, wordt veilig en efficiënt toegang verleend voor contractors.

Met de module YIM Contractors worden toegangsaanvragen voor contractors vooraf ingediend. Hierdoor voorkomen bedrijven ingewikkelde toegangsprocedures en lange wachttijden voor toegangsverlening of de start van werkzaamheden. Afhankelijk van de nationaliteit en het soort werk vraagt YIM om documenten en certificaten voor bijvoorbeeld legale tewerkstelling, veiligheid (zoals VCA) of een verklaring omtrent gedrag (VOG). Alle verloopdata worden bewaakt: om het dossier up-to-date en geldig te houden voor een volgend werkbezoek, worden notificaties verstuurd voor het opnieuw indienen van documenten en certificaten.

Alleen gekwalificeerde mensen op uw terrein

Contractor management via YIM is uit te breiden via de module YIM Qualifies. Daarmee kunnen personen worden gekwalificeerd voor bepaalde werkzaamheden of taken, waarbij certificaten (denk aan een las- of heftruckcertificaat) centraal worden vastgelegd. Aan de hand van een kwalificatiematrix wordt automatisch vastgesteld welke functie en kwalificaties gelden voor een bepaald individu. Alleen goed gekwalificeerde personen krijgen toegang om specifieke taken of functies uit te voeren.

Business developer bij Nsecure Richard Stolte: “Krijg je een audit, dan kun je op deze manier aantonen dat je maximale safety-maatregelen hebt genomen. Daarmee kun je boetes en, misschien nog wel belangrijker, het stilleggen van projecten en werkzaamheden voorkomen. Je wilt er natuurlijk ook niet aan denken dat bij een incident blijkt dat je niet-gekwalificeerde mensen hebt rondlopen.”

Geautomatiseerd contractor management bij onderhoudsstops

Uniek binnen de markt – zo legt Nsecure-directeur Hans van Driel uit in dit artikel – is het automatiseren van het toegangsproces. Bedrijven besparen daarmee kostbare tijd. Stolte: “Kijk naar onderhoudsstops in de industrie. Voorheen verloor men veel tijd aan het aanmeldproces en het controleren van alle papieren. Tel daarbij op dat je te maken hebt met tientallen verschillende nationaliteiten. Dan was je al snel een halve dag verder voordat men aan de slag kon, terwijl honderden of zelfs duizenden contractors stonden te wachten. Door dit te digitaliseren via YIM kunnen contractors zich plaats- en tijdonafhankelijk registreren, waardoor ze alles bij wijze van spreken al een half jaar van tevoren kunnen indienen.”

Bijkomend voordeel: dankzij de inzichten en dashboards in YIM kunnen bedrijven beter voorspellen wat de omvang is van het aantal resources tijdens onderhoudsstops. Zeker in tijden van schaarste in gekwalificeerd personeel is het voor opdrachtgevers uiterst waardevol om te achterhalen waar mogelijk besparingen gerealiseerd kunnen worden.

De 5 voordelen van digitaal contractor management

Door processen te digitaliseren en automatiseren via een contractor management-platform zoals YIM, profiteren bedrijven van de volgende voordelen:

1. Compliant: doordat alle persoonsgegevens en documenten centraal worden verzameld én iedereen gecheckt en gescreend wordt, voldoen bedrijven aan alle geldende wet- en regelgeving. Bij een audit weet u als bedrijf dus zeker dat u in control bent.
2. Boetes voorkomen: omdat u altijd compliant bent, voorkomt u boetes.
3. Overzicht: dankzij het digitaal dossier en de rapportage- en dashboardmogelijkheden heeft u continu inzicht in alle veiligheids- en toegangsprocessen.
4. Risicovermindering: bedrijfsrisico’s op het gebied van veiligheid, illegaliteit, arbeidsrecht en fiscaliteit worden gereduceerd.
5. Efficiëntie: automatisering van het proces rondom toegangsverlening zorgt voor kostenbesparingen en snelheid, onder meer doordat registratie van contractors vooraf kan plaatsvinden.