De verschuiving van gebouwgebonden naar persoonsgebonden toegangsoplossingen

blog
06 juli 2021
nsecure-nn-02198

Door het hybride werken verandert de functie van kantooromgevingen en groeit het aantal multi-tenant gebouwen. Wat betekent dit voor organisaties met medewerkers die niet meer dagelijks op kantoor verschijnen of juist op andere plekken werken? Dit vraagt om een andere kijk op de inrichting van toegangscontrole en security. De oplossing? Persoonsgebonden oplossingen voor toegangsmanagement. Nsecure vertelt u meer over de mogelijkheden en staat stil bij 5 belangrijke voordelen voor zowel uw medewerkers als uw facility of security afdeling.

Hybride werken en het kantoor als ontmoetingsplek

Veel bedrijven buigen zich momenteel over de vraag hoe ze hun toegangscontrole en security moeten inrichten met het oog op het hybride werken. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers na corona één of meerdere dagen per week thuis of op andere plekken werken, zoals lokale kleinere kantoren of co-working spaces. Het kantoor vervult voortaan ook een andere rol: het wordt een ontmoetingsplek waar medewerkers samenkomen en samenwerken. Doordat bedrijven in met name de zakelijke dienstverlening en publieke sector kantoorruimte afschalen, veranderen kantoorgebouwen bovendien vaker naar multi-tenant omgevingen die meerdere huurders huisvesten. Al deze ontwikkelingen hebben impact op het vormgeven van toegangscontrole en security van bedrijven.

Een persoonsgebonden oplossing voor toegang

Nsecure ziet daardoor een verschuiving van gebouw gebonden systemen naar persoonsgebonden oplossingen, waarbij autorisatiemanagement een hoofdrol gaat spelen. Traditioneel is toegangsverlening statisch: een toegangspas met een personeelsnummer is gekoppeld aan software waar persoonsgegevens in staan. Daarnaast moet helder zijn welke rechten medewerkers hebben en welke ruimtes zij mogen betreden. Door het hybride werken wordt daarom de identiteit van personen en welke rechten en verantwoordelijkheden zijn hebben steeds belangrijker, waardoor de security van gebouwen steeds maar verschuift naar het individu. Een doordacht beleid voor hybride werken vertalen naar het toegangscontroleproces is dus raadzaam.

Een centrale omgeving voor autorisaties met self-service

Maar dan zijn we er nog niet. Naast die verschuiving naar het individu, ontbreekt er binnen veel organisaties een duidelijk centraal punt voor autorisatievragen of het verkrijgen van toegang en rechten. Het gevolg? Aanvragers weten vaak niet waar zij moeten aankloppen en waar ze onder welke voorwaarden toegang kunnen verkrijgen. Aanvragen belanden op meerdere plaatsen in de organisatie en regie en controle ontbreekt. Het autorisatiebeheer is daardoor niet altijd even betrouwbaar en transparant. En daarmee komt ook de veiligheid van de organisatie en het voldoen aan wetgevingen in het geding.

Nsecure ziet daarin de oplossing. Zorg voor één centrale digitale omgeving voor autorisatiemanagement met self-servicefaciliteiten. Een portaal waar de hele organisatie terecht kan voor het aanvragen en verwerken van autorisatie gerelateerde verzoeken. Zowel voor medewerkers als voor bezoekers en leveranciers. Belangrijk is dat deze digitale omgeving ondersteunend is aan toegang- en bedrijfsprocessen. Daarnaast moet het beschikken over workflow-faciliteiten om aanvragen geheel af te handelen en waar nodig geautomatiseerd over te dragen aan derde partijen.

Eenvoudige toegangspasdistributie dankzij Card management

Een onderdeel hiervan, Card Management, biedt daarin de broodnodige flexibiliteit wat betreft het verstrekken van toegangspassen in tijden van hybride werken. Daardoor is het essentieel in het gehele autorisatiemanagementproces. Met Card Management van Nsecure kunnen medewerkers zelfstandig plaats- en tijdonafhankelijk toegang aanvragen met de bijbehorende toegangspas. Vervolgens wordt de toegangspas geproduceerd en thuis gestuurd of kan deze worden opgehaald bij een ophaallocatie naar keuze. Met het identity & access management-platform YIM, dat het fundament is onder deze dienst, kan de toegangspas vervolgens makkelijk worden geactiveerd.

Medewerkers kunnen zelf toegang aanvragen in YIM

Binnen YIM zijn twee modules relevant voor het hybride werken. Met de Card Management-module voor het aanvragen, produceren en activeren van toegangspassen kunnen medewerkers zelf toegangspassen aanvragen. En met de module voor autorisatiemanagement vragen medewerkers toegang aan tot specifieke locaties, gebouwen en ruimtes. Met YIM vragen medewerkers autorisaties voor toegang tot specifieke ruimtes en gebouwen aan. Naast nieuwe toegangspassen bestellen en toegang aanvragen kunnen ze bijvoorbeeld ook werkplekken reserveren en bezoekers uitnodigen. De toegangsverzoeken zijn gemakkelijk te beoordelen en de rechten worden direct gekoppeld met onderliggende (toegangs)systemen.

Dit maakt lokale printoplossingen overbodig en vereenvoudigt het aanvragen, produceren, distribueren en activeren van toegangspassen. Bovendien bespaart het bedrijven een hoop tijd en levert het flexibiliteit en continuïteit op. Bedrijven kunnen de pasproductie immers gemakkelijk op- en afschalen en zijn niet meer afhankelijk van een medewerker die fysiek aanwezig moet zijn. Deze dienst wordt onder andere gebruikt door NN Group.

5 voordelen voor uw medewerkers en uw security-afdeling

Card Management heeft meerwaarde voor zowel uw medewerkers als voor de facility- of security-afdeling, namelijk;

  • Kostenbesparingen: doordat er geen lokale printoplossingen nodig zijn en een forse vermindering van de workload op bijvoorbeeld receptiediensten.
  • Self-service: Medewerkers kunnen in een centrale digitale omgeving zelf toegangsrechten aanvragen.
  • Distributie: Toegangspassen kunnen tijd- en plaatsonafhankelijk worden aangevraagd en worden op een veilige manier thuis toegestuurd. Het gehele pasproductieproces is volledig uitbesteed.
  • Geautomatiseerd: Voor toezichthouders en gebouwbeheerders zijn toegangsprocessen geautomatiseerd waardoor handmatige handelingen worden geminimaliseerd.
  • Wetgeving: Dankzij de audit trail beschikken security en facility afdelingen over rapportages en dus inzicht: wie heeft wanneer welke toegangsrechten aangevraagd en goedgekeurd?

Wilt u meer weten over security oplossingen die passen bij uw toegangsbeleid of het hybride werken? Neem dan contact met ons op. 

 

Meer over dit onderwerp


 

088 - 123 9000