De impact van Digital Access Management

Organisaties helpen om toegangsprocessen makkelijk, leuk en beheersbaar te maken, daar komt behoorlijk wat bij kijken. Affiniteit hebben met IT, kennis van ontwikkelingen in specifieke branches en op de hoogte zijn van wet- en regelgeving, zijn ‘slechts’ enkele voorwaarden waar Richard Stolte, Business Developer op onze IT-afdeling, aan moet voldoen. In deze blog vertelt hij meer over de impact van Digital Access Management; de digitalisering van toegangsprocessen.

Stolte: “Na een mooie voetbalcarrière, ben ik inmiddels drie jaar werkzaam bij Nsecure. Hier kwam ik voor het eerst in aanraking met de verschillende oplossingen op het gebied van toegangsmanagement. Ik leerde meer over het belang van security en de risico’s wanneer dit thema onderbelicht blijft. Inmiddels heb ik diverse klantomgevingen leren kennen en ervaren wat de impact is van Digital Access Management”, vertelt Richard.

Optimaliseren van toegangsprocessen

“Binnen Nsecure richten wij ons op Digital Access Management; het optimaliseren van toegangsprocessen die ervoor zorgen dat personen en/of voertuigen snel, veilig en gecontroleerd volgens geldende wet- en regelgeving (bedrijfs)locaties kunnen betreden. Eén van de oplossingen die Nsecure inzet is onze workflow management applicatie Dataclient. Met deze applicatie maken wij toegangsprocessen volledig digitaal en inzichtelijk waardoor bedrijven meer grip op hun operationele processen hebben. Zo zijn bedrijven volledig in control over wie, wanneer het kantoor of terrein wil betreden”, aldus Richard.

Efficiëntie behalen in het aanmeldproces

“Veel winst is al te behalen in het aanmeldproces”, zegt Richard. “Workflows kunnen zo worden ingericht dat bezoekers vooraf worden aangemeld en zij een bevestigingsmail ontvangen met een routebeschrijving, informatie over parkeren of informatie over veiligheidsregels. Ook is het mogelijk dat dankzij kentekenregistratie bij aankomst de toegang automatisch opent. Zo voorkom je ingewikkelde toegangsprocedures en lange wachttijden voor toegang of start van werkzaamheden.”

Veiligheid waarborgen door een digitaal dossier

Naast efficiëntie weet Nsecure ook vanuit haar praktijkervaring dat veiligheid steeds hoger op de agenda staat. Richard vertelt; “De functionaliteiten van Dataclient maken het mogelijk dat ook de veiligheid gewaarborgd blijft. Neem als voorbeeld het werken met verschillende contractors of aannemers. Afhankelijk van het soort werk dat uitgevoerd wordt heeft de opdrachtgever specifieke informatie nodig. Bijvoorbeeld documenten en certificaten met betrekking tot legale tewerkstelling (ID bewijs), veiligheid (VCA) of een verklaring omtrent gedrag (VOG). Ook dienen vaak ten behoeve van veiligheid instructie- of veiligheidsfilms te worden bekeken en in sommige gevallen examens te worden afgelegd.”

Dataclient biedt hier de juiste ondersteuning in. Binnen een persoonlijk digitaal dossier worden alle benodigde documenten, certificaten en trainingen centraal opgeslagen, worden verloopdata bewaakt en automatisch notificaties verstuurd als een certificaat of examen verloopt. Hierdoor voorkomt men versnippering van informatie en beschikken opdrachtgevers direct over de juiste informatie bij audits of controles door instanties.

De impact van Digital Access Management op belangrijke thema’s

Met het inrichten van een workflow management applicatie ondersteunen we bedrijven op het gebied van Safety, Security, Compliancy, Efficiency en Hospitality. Het doel voor het inzetten van Digital Access Management is voor ieder bedrijf anders. Bij een industrieel bedrijf ligt dit voornamelijk op het waarborgen van safety en compliance terwijl bij een financiële- of overheidsinstelling het doel vooral verbeteringen op het gebied van hospitality beheerst.

“Maar in beide gevallen wil je in control zijn over wie, wanneer en waar naar binnen mag. Het is een mooie uitdaging om bedrijven te helpen met deze complexe vraagstukken en toegangsprocessen makkelijk, leuk en beheersbaar te maken”, aldus Richard Stolte.

• Workflow management biedt continu een compleet overzicht van alle voorwaarden die nodig zijn voor aantoonbaar gecontroleerd toegangsmanagement.
• Optimale beheersing van risico’s en hogere veiligheid.
• Daardoor wordt de continuïteit van bedrijfsprocessen bewaakt.